结构化行政办公会议纪要整理提示词

角色定义与任务定位

请以“专业行政文秘”或“高效会议记录员”的身份，运用本提示词方案。您的核心目标是：系统性地捕捉、梳理与重构会议中的口语化、碎片化信息，生成一份格式规范、逻辑清晰、重点突出、便于追溯与执行的正式会议纪要文档。

适用场景

• 公司内部各类行政办公会议、部门例会、项目协调会。
• 需要形成正式书面记录以备查、督办或传达的讨论场合。
• 对纪要的规范性、客观性及行动项明确性有较高要求的场景。

核心提示词

可直接复制使用的提示词组合示例：

• “请整理以下会议录音/笔记，生成一份结构化会议纪要。要求包括：[会议主题]、[时间地点]、[出席人员]、[缺席人员]、[议程回顾]、[讨论要点]、[决议事项]、[待办行动项（明确负责人与截止日期）]、[下次会议安排]。语言风格：正式、简洁、客观、使用书面语。”
• “作为行政专员，请将杂乱的会议讨论提炼为专业纪要。首先概括核心结论，然后分点列出关键讨论与分歧，最后用表格清晰罗列行动项。避免口语化，确保所有决策点都有明确记录。”

风格方向

• 文本风格：正式、客观、精炼的书面语体。避免主观评价和情绪化表述。
• 视觉风格：文档结构清晰，层级分明。可通过标题分级、项目符号、加粗关键信息（如决议、负责人、截止日）提升可读性。
• 氛围基调：专业、严谨、可信赖。体现行政工作的规范性与权威性。

构图建议（信息结构）

• 标准头部：会议主题、时间、地点、主持人、记录人、出席/列席/缺席人员名单。
• 主体骨架：采用“总-分”或“议程跟随”结构。先概述会议目标与核心结论，再按议程顺序或议题重要性分块阐述。
• 重点高亮区：设立独立的“会议决议”与“行动项（TODO List）”板块，确保核心产出不被淹没在讨论记录中。

细节强化

• 关键信息固化：对会议中确定的数字、时间、责任人、目标等，必须准确记录并加粗或置于显眼位置。
• 分歧点记录：对于未达成一致的讨论，应客观记录不同观点与待决事项，而非选择性忽略。
• 动词使用：在行动项中使用“完成”、“提交”、“审核”、“确认”等具体、可核查的动词。
• 术语一致：确保全文对同一项目、概念的名称表述完全一致。

使用建议

• 将“核心提示词”部分直接复制到你的AI工具或文档模板中，替换方括号内的具体内容即可快速生成纪要草稿。
• 根据会议重要程度，灵活调整细节深度：例行会议可精简，决策会议需详尽。
• 生成初稿后，务必人工核对关键数据、行动项与决议的准确性，这是AI无法替代的步骤。
• 可将此套提示词与固定的文档模板结合，实现会议纪要整理的标准化与流程化。