WPS AI批量生成工资条并自动发送全攻略

月底到了，几百份工资条要发，手动复制粘贴？想想都头疼——重复操作耗时，还容易出错。WPS AI 能直接读取 Excel 工资表，为每人生成独立的 PDF 工资条，并通过邮箱自动发送，全程不用切换软件或安装插件。从数据准备到邮件群发，一条龙搞定。

准备结构规范的工资数据表

打开 WPS 表格，新建工作表。第一行必须是字段标题，顺序不限但名称要准确：姓名、工号、基本工资、绩效、社保、公积金、应发合计、实发金额。其他列如部门、岗位可选填，但【姓名和实发金额两列缺一不可】。

从第二行开始逐行填写员工数据，确保姓名无空格、无合并单元格、无空行。如果某人的某项为 0，必须填“0”而不是留空，否则 WPS AI 会跳过该行识别。表格规范了，后续操作才顺畅。

用 WPS AI 一键生成全部工资条 PDF

选中包含全部数据的区域（含标题行）→ 点击顶部菜单栏「应用」→「WPS AI」→「生成工资条」。弹窗中确认字段映射：将“姓名”拖到「收件人姓名」，将“实发金额”拖到「实发工资」，其余字段按需勾选是否显示。

点击「开始生成」后，系统自动为每名员工创建一页 PDF，竖版 A4 布局，含公司 LOGO 占位区、分项明细表格、金额大写栏。生成完成后，所有 PDF 打包为一个压缩包，自动保存至「我的 WPS」→「最近」文件夹。整个过程不到一分钟，几百份工资条就躺好了。

配置邮箱并触发群发

方法一：绑定企业邮箱直发

在 WPS AI 工资条生成界面右上角点击「发送设置」→ 选择「企业邮箱」→ 输入 SMTP 服务器地址（如 smtp.exmail.qq.com）、端口（465）、管理员邮箱及授权码。测试连接成功后，勾选「发送时自动插入员工邮箱」→ WPS 将自动匹配 Excel 中“邮箱”列的值，若无此列则停止发送。一步到位，省去手动输入地址的麻烦。

方法二：导出 CSV 再导入邮件客户端

如果不打算自动发送，可以点击「导出收件人列表」，生成 CSV 文件，内含姓名、工号、实发金额、邮箱四列。该文件可直接导入 Outlook 或 Foxmail 通讯录，后续用邮件合并功能批量投递。注意：【务必检查 CSV 中邮箱列无中文逗号、分号或换行符】，否则导入时会乱套。

验证与重发控制

第一步：查看「发送日志」面板。绿色对勾表示发送成功，红色叉号显示失败原因（如邮箱格式错误、附件超限）。

第二步：对失败条目，在日志行末点击「重新发送」，系统仅重传该员工 PDF，不会重复生成整个文件，效率很高。

第三步：任意时刻可点击「暂停发送」，正在传输的邮件立即中断，已发出的不受影响。恢复发送时从断点续传，不会跳过或重复。整个流程可控可查，再也不用担心月底忙中间出错。