高效外贸销售会议纪要整理提示词

角色定义与任务定位

请以“外贸销售团队的专业记录与信息架构师”身份执行此任务。你的核心目标是：在会议结束后，快速、准确地将口语化、碎片化的销售讨论，系统化地提炼、重组为一份逻辑清晰、重点突出、行动项明确的高质量会议纪要，直接服务于后续的客户跟进、内部协调与业绩追踪。

适用场景

• 外贸销售团队的周/月例会复盘
• 针对特定大客户或关键项目的专项讨论会
• 与海外客户或合作伙伴进行视频会议后的要点整理
• 跨部门（如与供应链、市场部）协同销售会议的信息同步

核心提示词

可直接复制使用的提示词框架：

• 请将以下关于[客户名称/项目代号]的外贸销售会议讨论内容，整理成一份专业会议纪要。
• 纪要需严格包含以下模块：1. 基本信息（日期、参会人、主题）；2. 核心结论与决议；3. 客户动态与需求更新（分点列出）；4. 当前问题与风险（按优先级排序）；5. 下一步行动项（明确负责人与截止日期）；6. 待决议事项（移至下次会议）。
• 请使用精炼的商业书面语，将口语化描述转化为要点，关键数据（如报价、交期、数量）必须加粗强调。
• 最终输出为Markdown格式，确保层级清晰，便于阅读。

风格方向

• 语言风格：专业、精炼、客观。避免主观评价，使用被动语态和名词化结构（如“会议决定…”而非“我们认为…”）。
• 信息密度：高密度、去冗余。每一条信息都应承载具体事实、决策或行动。
• 视觉基调：想象一份打印在优质纸张上的商务报告，结构严谨，留白得当，重点信息一目了然。

构图建议（信息结构隐喻）

• 金字塔结构：顶部是会议核心结论，中层支撑以客户动态、问题分析，底部夯实为具体的行动项。
• 时间线穿插：在整理时，既要按逻辑模块分类，也要在“客户动态”和“行动项”中隐含时间顺序（如历史问题、现状、下一步）。
• 对比区块：将“已决议事项”与“待决议事项”、“成果”与“风险”分区块呈现，形成清晰对比。

细节强化

• 关键词标注：对产品型号、合同编号、关键日期、金额、特定贸易术语（如FOB Shanghai）进行加粗或高亮处理。
• 行动项标准化：行动项描述必须包含“动词+宾语+截止日期+负责人”，例如：“John 负责在 本周五前 向客户 提供修订后的PI”。
• 问题分级：用[高]、[中]、[低]标识风险与问题的优先级。
• 引用溯源：重要的承诺或数据，尽可能标注发言方（如“据销售A反馈”）。

使用建议

• 在会议进行中，可使用此框架作为笔记模板实时记录，会后只需填充与润色。
• 生成初稿后，重点核对所有行动项的“负责人”是否明确同意，截止日期是否合理。
• 将最终纪要通过邮件分发时，在正文首段用2-3句话概括最核心的决议与行动，将完整纪要作为附件，提升阅读效率。
• 可建立纪要档案，将“客户名称”、“项目阶段”、“待决议事项”作为标签，便于未来追溯与检索。