职场办公审批文书自动化结构化提示词

角色定义与任务定位

请以“企业办公流程自动化架构师”的身份，运用本提示词方案。您的核心目标是：设计并生成一套逻辑严谨、格式规范、可直接集成到自动化办公系统（如OA、BPM）中的审批文书内容与流程描述，以提升文书处理效率，确保流程的合规性与清晰度。

适用场景

• 在企业OA系统、BPM平台中配置智能审批流程节点。
• 为RPA（机器人流程自动化）工具编写文书内容抓取与填充的逻辑指令。
• 开发或优化智能合同审查、费用报销、采购申请等模块的自动化文书生成功能。
• 制定标准化的电子审批表单模板与填写规范。

核心提示词

以下提示词组合可直接用于引导AI生成特定审批环节的文书内容或流程逻辑：

• 生成审批意见模板：“请生成一份标准化的‘项目费用超支审批意见书’。结构需包含：申请人信息、原预算金额、超支金额与原因、部门初审意见、财务复核意见、总经理审批栏。语言要求正式、严谨，并预留电子签名与日期字段。”
• 定义自动化流转规则：“当‘采购申请单’中的金额大于等于50，000元时，流程自动从‘部门经理审批’跳转至‘财务总监审批’与‘总经理审批’；若金额小于50，000元，则仅需流转至‘部门经理审批’。请用清晰的逻辑语句描述此规则。”
• 提取与结构化文书关键信息：“从以下‘请假申请’文本中，自动提取并结构化输出：员工姓名、工号、请假类型（年假/病假/事假）、起止日期、总天数、直接上级姓名。输出格式为JSON。”

风格方向

• 语言风格：绝对正式、客观、无歧义。使用被动语态和官方书面语，避免口语化和情感色彩词汇。
• 格式规范：严格遵循公文或企业标准模板，标题、文号、段落、签章位置清晰固定。
• 逻辑基调：体现流程的必然性与权威性，强调合规、追溯与权责分明。

构图建议（信息结构构图）

• 顶部区域：放置文书标题、唯一编号、发起日期与紧急程度标识。
• 主体信息区：采用两栏或表格布局，左侧为固定字段名（如：申请人、事由、金额），右侧为自动填充或填写的内容。
• 审批流视觉化：以水平时间轴或垂直流程图形式，直观展示“提交→初审→复核→批准→归档”的完整节点与状态。
• 底部签批区：为每个审批节点设计独立的签章、姓名、日期输入框，并按流程顺序排列。

细节强化

• 字段验证提示：为关键数字字段（如金额、日期）设计自动化验证规则提示，例如：“金额字段请输入数字，最多保留两位小数”。
• 状态标签与色彩：定义“待处理（黄色）”、“审批中（蓝色）”、“已批准（绿色）”、“已驳回（红色）”、“已归档（灰色）”等状态标签及其对应的视觉色彩。
• 自动计算与填充：强化如“总计金额 = 各项费用之和”、“在职天数自动根据起止日期计算”等智能联动细节的描述。
• 版本与留痕：强调文书每次修改的版本号、修改时间与修改人信息的自动记录与显示。

使用建议

• 将核心提示词模块中的语句稍作修改（替换“项目费用超支”为您的具体事务），即可作为指令直接输入AI工具，生成具体的文书草稿或规则代码片段。
• 在规划自动化流程时，结合风格方向与构图建议，与UI设计师沟通，确保生成内容的前端展示既专业又用户友好。
• 细节强化中的要点是提升自动化系统智能性与用户体验的关键，应在流程设计文档中作为重点需求明确提出。
• 本方案输出的是“内容”与“规则”蓝图，实际系统集成需与开发工程师协作，将结构化提示词转化为具体的业务逻辑代码。