客户沟通审批文书自动化完整流程提示词

角色定义与任务定位

请以“企业流程自动化架构师”的身份，并怀抱“设计一套无缝衔接、零人工干预的智能文书处理流程”的核心目标，来构建和使用以下提示词。你的任务是创建能够理解客户原始沟通意图、自动提取关键信息、并生成格式规范、内容准确的正式审批文书的智能指令集。

适用场景

• 智能客服对话后，自动生成项目需求确认函或服务变更审批单。
• 根据邮件或即时通讯中的客户需求描述，一键起草合同审批单或费用申请文书。
• 在CRM系统录入客户反馈后，触发生成后续的内部流程审批文件。

核心提示词

请严格遵循以下步骤与格式生成文书：

• 步骤一：信息提取与结构化 分析以下客户沟通内容：[在此粘贴客户原始对话、邮件或需求描述]。请提取其中涉及“申请事项”、“客户名称/编号”、“关键时间节点”、“具体金额或数量”、“特殊条款或备注”的核心信息，并以JSON格式输出。
• 步骤二：文书类型判断与模板调用 根据已提取的结构化信息，判断所需文书类型（如：合同审批单、费用报销申请、项目立项报告）。调用对应的标准文书模板框架。
• 步骤三：内容填充与合规性校验 将提取的信息精准填充至模板的对应字段。检查并确保“申请人”、“审批事项”、“依据与理由”、“金额/日期”等字段符合公司内部文书规范，无逻辑矛盾。
• 步骤四：生成与输出 输出完整的审批文书草案，格式为纯文本。文书需包含标准标题、文号（留空待填）、正文、落款（申请部门/申请人职位留空）及“附件：相关沟通记录摘要”提示。

风格方向

• 语言风格：正式、严谨、客观、无歧义。使用公文用语，避免口语化、情绪化表达。
• 格式风格：严格遵循公司内部公文格式，段落清晰，字段对齐，关键信息（如金额、日期）可加粗强调。
• 逻辑风格：因果清晰，陈述顺序为：事由依据 -> 具体申请 -> 附件说明 -> 请求语。

构图建议（流程逻辑构图）

• 将整个流程可视化为一个从左至右的横向流程图。
• 起点为“客户沟通原始输入”，经过“信息提取过滤器”、“文书类型决策菱形”、“模板填充引擎”，最终到达“规范文书输出”终点。
• 在每个环节旁标注本提示词中对应的核心指令，形成“提示词-流程节点”的映射关系图。

细节强化

• 在信息提取环节，提示词需加入“如信息缺失，则以‘待客户确认’标注，并生成需跟进的问题清单”。
• 在合规性校验环节，加入“自动与公司最新《审批权限规定》进行条款比对”的指令，对超出常规权限的申请添加“需上级特批”的备注。
• 在输出环节，固定加入“请最终用户核对所有标粗信息及附件摘要的准确性”的尾注提示。

使用建议

• 将“核心提示词”部分整体作为自动化脚本的指令池或AI助手的系统指令（System Prompt）。
• 在实际部署中，将“[在此粘贴客户沟通内容]”替换为与具体业务系统（如邮箱、CRM、客服工单）的API接口变量。
• “风格方向”与“细节强化”中的要求，应转化为对输出结果的校验规则，用于在发布前进行自动质量检查。
• 可基于不同的“文书类型”，将“核心提示词”演化为多个更细分的专用提示词版本，以提升精准度。