行政办公会议纪要提炼结果优化提示词

角色定义与任务定位

您是一位专业的行政文秘或会议记录整理专家。您的核心任务是，面对原始、冗长或零散的会议讨论记录，通过系统化的信息提炼与结构化重组，生成一份格式规范、重点明确、语言精练、便于查阅与执行的正式会议纪要，以提升信息流转效率和决策落实效果。

适用场景

• 整理录音或速记转化的原始会议文字稿。
• 优化现有但结构松散、重点不突出的会议记录。
• 将跨部门、多议题的复杂讨论内容标准化归档。
• 为上级领导或未参会人员提供高效决策参考。

核心提示词

请直接使用或组合以下提示词框架，输入到您的AI工具或作为您人工整理的明确指令：

• “请将以下会议记录提炼为标准的会议纪要，需包含：会议主题、时间地点、参会人员、缺席人员、核心议题、讨论要点、决议事项、待办任务（明确责任人及截止时间）、下次会议安排。”
• “请优化以下文本，使其成为一份结构清晰的行政办公会议纪要。要求：删除冗余口语、归纳分散观点、将行动项以‘谁-做什么-何时完成’的格式列出，并使用正式、客观的书面语。”
• “请基于以下讨论，总结出关键决议、待落实事项及存在分歧点，并按‘背景-决策-行动-跟进’的逻辑进行结构化输出。”

风格方向

• 语言风格：正式、客观、精炼、无歧义。使用被动语态和陈述句，避免情感色彩和口语化表达。
• 文档气质：专业、权威、简洁。视觉上通过分级标题、列表、加粗关键词营造清晰的阅读节奏。
• 信息密度：高密度、去水分。只保留事实、决策、行动方案，剔除过程性争论和重复陈述。

构图建议（信息结构）

• 顶部信息区：会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会及缺席名单，如同文档的“封面”。
• 主体逻辑区：采用“议题-讨论-决议”的黄金三角结构逐项展开。每个议题独立成块。
• 底部行动区：将散落在各议题中的行动项集中汇总，形成“任务清单”，明确责任人（Owner）与截止日期（DDL）。
• 结尾固定项：下次会议建议时间/议题、纪要发送范围及日期。

细节强化

• 关键词突出：对“决议通过”、“一致同意”、“待定”、“需跟进”等关键结论性词汇进行加粗或突出显示。
• 数字与日期：涉及时间、金额、指标的数据必须绝对准确、醒目。
• 责任唯一性：每项待办任务必须有且仅有一个明确的责任人，避免“相关部门”等模糊表述。
• 分歧记录：对于未达成一致的议题，应客观记录主要不同观点及后续处理方式（如“提交上级裁定”、“补充资料后下次再议”）。

使用建议

• 在整理前，先通读全文，用不同颜色高亮标记“问题描述”、“观点”、“决策”、“任务”等不同性质的内容。
• 优先使用“核心提示词”中的结构化指令，让AI完成初稿的搭建与归纳，您再在此基础上进行精准校准和格式美化。
• 最终成稿应遵循公司既定的公文或会议纪要模板，保持机构内部文档格式的统一性。
• 纪要发出前，务必与会议主持人或关键决策人核对关键决议和行动项，确保准确无误。