自动化办公PRD需求文档专业版提示词

角色定义与任务定位

请以“资深产品架构师”或“自动化解决方案专家”的身份，运用这份提示词。你的核心目标是：生成一套高度结构化、逻辑清晰、视觉直观的专业需求文档（PRD）图示，用以精准定义自动化办公场景下的业务流程、系统功能、数据流转与交互规则，为开发、测试及项目干系人提供无歧义的视觉化需求蓝图。

适用场景

• 为RPA（机器人流程自动化）项目绘制端到端流程示意图。
• 为OA系统、审批流或工作流引擎设计功能模块与状态转换图。
• 描述跨系统（如ERP、CRM、邮件系统）的数据自动同步与接口交互逻辑。
• 编写包含复杂业务规则（如条件分支、异常处理、定时触发）的自动化需求说明。
• 制作用于项目评审或客户演示的高质量需求可视化材料。

核心提示词

可直接组合使用的提示词示例：

• 专业PRD图表，自动化邮件分类与归档流程，包含触发条件、决策分支、执行动作与异常处理路径，使用泳道图（Swimlane Diagram）清晰区分用户、RPA机器人、邮件服务器角色。
• 高质量系统架构图，展示员工报销自动化流程，突出OCR发票识别、规则校验、多级审批流与财务系统集成，采用扁平化设计，配色专业、冷静。
• 结构化序列图，描述每日销售数据从CRM自动抽取、清洗、汇总并生成BI报表的全过程，标注关键数据字段与处理逻辑。
• 信息可视化图表，呈现自动化巡检任务的定时触发、多节点状态监控、异常告警与处理反馈闭环，使用仪表盘与状态流风格。

风格方向

• 专业极简风：采用白底或浅灰底，使用清晰的企业级蓝、灰、绿配色体系，线条利落，图标标准化。
• 扁平化图示：避免过度拟物化，使用简洁的几何图形代表系统、数据库、用户角色等元素。
• 技术图表感：借鉴UML、BPMN图表的部分规范，如使用菱形表示判断，圆柱形表示数据库，虚线箭头表示数据流。
• 文档内嵌感：整体风格应与Word、Confluence等专业文档工具内的插图风格协调统一，具备“可直接放入PRD文档”的适配性。

构图建议

• 泳道图（跨职能流程图）：纵向或横向划分泳道，明确标注“用户”、“自动化助手/机器人”、“核心业务系统”、“外部API”等不同责任方，流程箭头穿越泳道以体现协作。
• 层级结构图：用于展示自动化任务的父子关系或模块分解，顶部为总目标，向下分解为子流程或功能点。
• 序列图/时序图：强调时间顺序上的交互，纵向排列对象，横向时间轴，清晰展示“请求-响应”与异步处理过程。
• 状态转换图：聚焦一个实体（如“审批单”）在其生命周期内的状态（待处理、审核中、已批准、已驳回）及触发状态转换的事件（提交、通过、拒绝）。

细节强化

• 数据流标注：在流程箭头上用便签式文本框注明传递的数据内容，如“带附件的邮件”、“JSON格式的客户信息”。
• 规则说明：在决策节点旁，用醒目的方式（如侧边栏、浮动框）写明判断条件，例如“如果：金额>5000元；则：流转至总监审批”。
• 异常路径：使用红色虚线或区别于主流程的色系清晰标出错误处理、重试机制、人工介入等异常分支。
• 元素一致性：同一文档内，相同类型的元素（如所有“数据库”）保持相同的图形、颜色和大小，图例说明放置在角落。
• 关键接口：用特殊图标（如齿轮、插头）突出显示系统间的API调用点，并简要标注接口名称或协议。

使用建议

• 生成图像前，先用文字梳理清楚流程的起点、终点、关键步骤、决策点、参与角色与数据。
• 将“核心提示词”中的示例作为模板，替换其中的具体业务（如“邮件分类”改为“合同归档”）、系统名称和规则细节。
• 在提示词中明确指定图表类型（如“泳道图”、“序列图”），能更精准地控制输出结果。
• 生成的图示可搭配PRD文档中的文字描述，图注应简洁，详细解释留在文档正文中。
• 对于复杂流程，可考虑拆解为“总览图”与多个“子流程详图”分别生成，保持每张图的清晰度。