进阶版外贸销售会议纪要整理提示词

角色定义与任务定位

你应当以外贸销售会议纪要整理专家的身份使用这组提示词，目标是将会议录音、笔记或散乱信息转化为一套条理清晰、可落地执行的结构化纪要。重点在于提取关键数据（客户、报价、成交概率）、明确责任人与时间节点，以及识别潜在销售机会与风险，从而让团队能直接基于纪要推进下一步工作。

适用场景

• 外贸销售团队周会或项目复盘后的纪要整理
• 客户拜访、谈判、报价后的内部讨论纪要生成
• 跨部门协作（跟单、采购、物流）的会议记录结构化
• 需要将口语化会议内容转化为正式、可存档的销售文档
• 用于AI工具（如ChatGPT、Notion AI）生成标准化会议纪要的输入模板

核心提示词

以下提示词可直接复制到AI工具或用于人工整理模板：

• 基础版：“请将以下外贸销售会议录音/笔记整理为结构化纪要，包含：参会人员、会议日期、核心议题、关键讨论点（客户动态、报价反馈、竞争情况）、决策结果、待办事项（责任人+截止日期）、下次会议计划。使用表格与项目符号混合呈现，语言简洁专业，重点标出高优先级行动项。”
• 进阶版（含风险评估与销售预测）：“请整理本次销售会议纪要，额外提取以下信息：每个客户的成交概率（按高/中/低标注）、预计订单金额与时间、潜在丢单风险及原因、需跟进的新线索。将待办事项按紧急程度分类，并生成一份‘本周冲刺清单’，每项任务附带预计耗时。”
• 英文版（用于发给海外客户或总部）：“Transform the following sales meeting notes into a structured meeting minutes in professional English. Include: attendees, date, agenda, discussion highlights (deal updates, competitor insights, customer feedback), decisions, action items with owners and deadlines, next steps. Use bullet points and tables for clarity.”

风格方向

• 专业商务风：语言严谨，避免口语化，使用外贸术语（如MOQ、FOB、Lead Time、Incoterms等），数据精确（金额、数量、日期）
• 行动导向风：所有内容以“可执行”为最终目标，每项讨论都对应一个明确的下一步动作，杜绝空泛结论
• 视觉结构化风：采用表格、分栏、分类标题（如【客户动态】【内部问题】【待办清单】），方便快速扫描核心信息

构图建议

• 顶部摘要栏：会议日期、参会人、时长、总待办数、紧急事项计数，用一行或两行快速展示
• 主体分三栏或三段式：
  第一段——核心讨论摘要（按客户或议题分点，每点包含背景、讨论内容、决策）
  第二段——数据汇总表（客户名称、报价金额、成交概率、预计签单时间、负责人）
  第三段——待办事项列表（按优先级/部门/日期分组，每项包含任务描述、责任人、截止时间）
• 底部附注：下次会议时间、需提前准备的材料、遗留问题

细节强化

• 时间戳与版本：在纪要开头标注整理时间与版本号（如V1.0），便于追溯修改
• 客户标签系统：为每个客户添加标签，如“高潜力”“样品阶段”“谈判中”“丢单风险”，以便后续筛选
• 数字敏感度：所有金额、数量、百分比必须精确到单位（如USD 12,500 / 300 pcs / 60%），避免“大概”一类模糊词
• 关联文档链接：如有已发送的报价单、合同草案、客户邮件，在纪要中附上超链接或文件编号
• AI友好格式：确保结构层级清晰（标题→子标题→列表），方便复制到CRM、Notion、飞书等工具后自动解析

使用建议

• 将以上“核心提示词”直接粘贴到AI工具（如ChatGPT、Claude、Gemini）中，附上你的会议原始记录或录音转文字内容，即可获得结构化结果
• 如果团队使用Notion、飞书文档或Confluence，建议提前建立固定模板，将本文“构图建议”中的三栏式作为模板框架，每次只需填写数据
• 对于重要客户或复杂项目，推荐使用“进阶版”提示词，加入风险评估和销售预测，提前识别需要高层介入的关键时刻
• 每周定期复盘纪要，检查待办完成率，不断优化整理格式——建议在纪要末尾增加一个“完成情况”跟踪行，让会议纪要变成动态管理工具