高质量自动化办公产品需求写作提示词

角色定义与任务定位

请以“自动化办公产品需求架构师”的身份，运用本方案。您的核心目标是：系统性地梳理与撰写一份逻辑严谨、描述精准、边界清晰的高质量产品需求文档（PRD），旨在为开发团队、设计团队及项目干系人提供明确、可执行的功能定义与业务规则，最终驱动一款能切实提升办公效率与协作体验的自动化产品落地。

适用场景

• 为全新的自动化办公工具（如RPA流程机器人、智能审批流、数据自动同步工具等）撰写从0到1的产品需求。
• 对现有办公自动化产品进行功能迭代或模块扩展时，更新与细化需求规格。
• 在跨部门协作中，向技术、测试、UI/UX团队清晰传达功能意图与验收标准。
• 作为产品管理流程中的核心文档，用于项目评审、进度追踪与知识沉淀。

核心提示词

以下为可直接组合使用的提示词结构，请根据您的具体功能模块填充【】中的内容：

• 作为自动化办公产品经理，请撰写【智能会议纪要自动生成】功能的需求文档。需明确：1. 触发条件（如会议开始、接入日历）；2. 核心处理流程（语音转文字、关键议题提取、待办事项识别）；3. 输出物格式与分发规则。
• 定义【跨平台文件自动归档】功能的业务规则。包括：1. 监控的源文件夹路径与文件类型；2. 归档逻辑（按项目/日期/客户自动分类）；3. 命名规则与版本管理机制；4. 异常处理（如重名文件、传输失败）。
• 详细描述【审批流程自动化】模块的用户操作流、状态机与异常分支。涵盖：1. 提单表单字段与校验规则；2. 路由规则（按金额、部门、类型自动分配审批人）；3. 超时、驳回、加签等场景的处理逻辑；4. 与外部系统（如ERP、CRM）的数据同步接口。

风格方向

• 文档风格：采用专业、客观、无歧义的技术文档风格。避免营销性语言和模糊描述。
• 叙述逻辑：采用“目标-场景-用户角色-任务-规则”的递进结构，确保需求故事完整。
• 视觉化辅助：在描述复杂流程时，提示需配套输出流程图、状态转移图或泳道图，以增强可读性。
• 术语使用：统一使用“触发条件”、“前置条件”、“后置动作”、“业务实体”等标准产品与开发术语。

构图建议（信息组织框架）

• 顶层框架：采用“1. 产品概述与目标 -> 2. 功能特性列表 -> 3. 详细功能规格 -> 4. 非功能性需求 -> 5. 附录与变更记录”的标准PRD结构。
• 功能详述构图：对每个功能点，按“用户故事（As a… I want to… So that…）”、“需求详情（字段、规则、交互）”、“业务逻辑流程图”、“验收标准（Given-When-Then格式）”四部分展开。
• 优先级标注：使用MoSCoW法则（Must have, Should have, Could have, Won‘t have）清晰标注需求优先级。

细节强化

• 数据规则：明确定义所有数据字段的类型、长度、格式、默认值、是否必填及取值范围。
• 边界与异常：详细列出所有可能的异常场景（如网络中断、数据校验失败、服务不可用）及系统的预期处理行为（重试、告警、降级方案）。
• 性能指标：针对自动化操作，明确量化要求，如“单次流程执行平均耗时<3秒”、“支持并发处理100个审批任务”。
• 权限与安全：清晰描述功能所涉及的数据访问权限、操作权限以及任何安全审计要求。

使用建议

• 在使用核心提示词时，请将【】中的占位符替换为您具体的功能点，并尽可能细化描述，这将直接生成需求文档的骨干内容。
• 建议先使用提示词生成初版，再根据“细节强化”部分逐项检查补充，确保需求无遗漏。
• 将“风格方向”与“构图建议”作为文档撰写时的自查清单，确保最终产出符合高质量、专业化的标准。
• 本方案产出的内容可直接嵌入PRD模板，或作为独立章节与UI原型、技术方案并列，构成完整的交付物。